Hvordan nå frem i mediestøyen

Tekst: Anne Berentsen, Kulturmeglerne

For å nå frem i mediestøyen bør du ha en plan, et mål, et budskap og ikke minst: Vite hvem som er målgruppen din. Hvem skal du snakke til? Og hva er historien du vil fortelle?

Ut ifra dette kan du velge hvilke tiltak som bør settes i verk, og hvilke kommunikasjonskanaler du bør bruke.

Her tar vi for oss noen viktig begrep:

• Promoteringsplan (Promoplan)

Uansett hvor stort eller lite prosjektet er, er det viktig å tenke nøye gjennom hvordan du kan skape oppmerksomhet og finne fram til publikum i forkant av arrangementet. Å lage en plan for hva du skal gjøre når, vil gjøre arbeidet enklere, og vil bidra til at du når ut til et interessert publikum.

En gjennomarbeidet promoplan gjør det lettere å arbeide målrettet, starte i tide og evt. fordele arbeidet på flere. Husk at et vellykket promoarbeid også er med på å bygge stolthet blant alle som bidrar, ikke minst på scenen. Det er å ta seg selv, prosjektet og alle som bidrar på alvor!

Les også: Promoteringsplan

• Budskap

Før du kan gå i gang med å fortelle om ditt arrangement må du vite hva som er historien du skal fortelle. Du må ha et budskap. Målet må være å ha et så klart og kort budskap som mulig, en historie som kan huskes og gjenfortelles av alle involverte. Og som kan bringes videre av mulige publikummere. En kort tekst på noen få linjer er nok. Klarer du å formidle prosjektet på tre-fire setninger? I så fall er du på god vei til å få andre til å hjelpe deg med å spre budskapet. Hvilket i seg selv er et mål. Da er allerede mye oppnådd! Du kan neppe nå alle med budskapet ditt helt alene.

Budskapet innlemmes i promoteringsplanen og brukes i all skriftlig og muntlig kommunikasjon om arrangementet.

Les også: Promoteringsplan

• Målgrupper

PR og markedsføring dreier seg om å finne hvilke kanaler og virkemidler som må benyttes for å nå frem til publikum. Å angi målgrupper er å tenke gjennom hvilke publikumsgrupper arrangementet passer for og er derfor en svært viktig del av promoplanen. En målgruppe kan ofte differensieres. En forestilling eller en konsert kan ha både godt voksne og ungdom som publikumsgrupper. Men den ene gruppen er kanskje viktigere enn den andre?

Først når du har et klart bilde av hvem som er dine målgrupper, kan du gjøre deg noen tanker om hvilke kanaler du bør bruke for å nå dem med informasjon. Da kan du også lettere velge språk og kommunikasjonsform. 14-åringen trenger en annen tilnærming og henter informasjon fra helt andre kanaler enn sine besteforeldre.

Husk at nettverket rundt de som medvirker i forestillingen, er en av de viktigste målgruppene.

Les også: Promoteringsplan  /  Verktøy - Målgruppe  /  

• Målsetting

Det kan være både fornuftig og inspirerende å sette seg klare mål, også for PR- og markedsføringsarbeidet. Særlig vil dette gjelde for større arrangement med store budsjetter og krav til billettsalg. Har dere en målsetting knyttet til billettsalg bør dette angis i promoplanen, sammen med det dere har angitt som budsjett for markedsføringsarbeidet. Da er det disse rammene som gjelder.

Les også: Promoteringsplan

• Kanaler og PR-tiltak

En viktig funksjon ved promoplanen er å ha en samlet fremstilling av hvilke konkrete tiltak dere skal iverksette for å tiltrekke nok publikum og hvilke kommnikasjonskanaler dere skal bruke. Det er denne delen av planen som lister opp hvordan PR-arbeidet faktisk skal gjennomføres. Hva kan dere gjøre for å nå riktig publikum med informasjon? Når må dere sette i gang? Hva skal dere satse på? Pressedekning, avisannonser, flyere og/eller sosiale medier? Har dere samarbeidspartnere som kan hjelpe? Kan dere bytte tjenester med andre?

Les også: Promoteringsplan  / Pressearbeid - huskeliste /  Sosiale medier

• Materiell

Betalt kommunikasjon (annonser, plakater, flyere og liknende) er som oftest en dårlig investering om du ikke har beredt grunnen gjennom annen informasjon i forkant. Publikums interesse for en annonse vekkes først når prosjektet/arrangementet som omtales er kjent fra før. Husk også at eventuelt plakater eller flyere skal distribueres. Du bør spørre deg: Er annonsen verdt prisen? Hva kan du gjøre av oppmerksomhetsskapende tiltak i forkant av en eventuell annonse eller plakat? Kan du investere i noe som kan brukes flere ganger? Hvor skal plakater henge for å vekke oppmerksomhet? Hvordan skal flyere brukes?

Les også: Promoteringsplan  /  PR-materiell - huskeliste

• Roller og ressurser

Det er viktig å ha klare roller og fordele oppgaver, ikke minst når ressursene er begrensede. Vær tydelig på hvem som har ansvar for hvilken del av arbeidet og deleger gjerne til elever eller andre som kan ha glede av å bidra. Sett sammen et PR-team: Hvem kan ta seg av henvendelsene til pressen? Hvem kan ta bilder? Kan noen lage en liten videosnutt til sosiale medier? Kan noen få et spesialansvar for hva som skal gjøres i sosiale medier?

Involverte elever kan være arrangementets beste ambassadører, særlig om de får et selvstendig ansvar og oppgaver de syns er artige, og kanskje får en liten påskjønnelse for godt utført arbeid. Husk at elevene høyst sannsynlig er mer kompetente på sosiale medier enn både foreldre og lærere.

Foreldre kan være en ressurs. Er det noen fagfolk blant dem som kan bidra med et innlegg til lokalavisa eller hjelpe til med tekst til en pressemelding? Har kommunen eller kulturhuset en informasjonsavdeling som kan være til hjelp?

Fins det interessenter og gode hjelpere i det lokale næringslivet? Noen som er interesserte i å bidra økonomisk (sponsing), kjøpe annonser i et evtentuelt programhefte eller kan gi billige avtaler på eventuell trykking av plakater og flyere? Eller kanskje kjøpe opp mange billetter til sine ansatte eller kunder?

• Redaksjonell omtale

Dersom ressursene er begrensede er det som regel mest å hente på å jobbe med redaksjonell omtale og sosiale medier. Redaksjonell omtale er en rimelig og effektiv form for kommunikasjon, særlig lokalt.

Redaksjonell omtale dreier seg i korthet om å få prosjektet ditt omtalt i pressen. For mange stopper forsøket på å få redaksjonell omtale ved utsendelse av en pressemelding. Pressemeldinger kan være en fin presentasjon av et prosjekt, men den gir sjelden mer enn en notis.

Ønsker du grundigere omtale bør du gi pressen i nærområdet ditt reportasjemuligheter. Journalister ønsker å være med på noe som skjer, gjerne tidlig i en prosess. Hva kan dere invitere til underveis? En generalprøve? Når kostymer skal lages eller prøves? Eller kan dere tilby livemusikk eller annen fremførelse som kan egne seg i et radio- eller tv-innslag? Kan dere tilby ulike historier til ulike medier? Skuespiller A er kanskje superinteressert i fisking og friluft – eller har en annen hobby? Er dette noe man kan bruke redaksjonelt, til et egnet medium? Presseplanen er verktøyet for dette arbeidet.

Les også:  Promoteringsplan / Pressearbeid - huskeliste  / Presseplan - mal 

• Dokumentasjon og kunnskapsoverføring

La kunnskap gå i arv! Del dine erfaringer og sørg for at de som kommer etter deg ikke må finne opp hjulet på nytt. Kan dere opprette et digitalt arkiv med gamle promoplaner, en felles e-postliste til presse og andre kontaktpersoner, et klipparkiv for pressesaker og en bildedatabase? Det vil forenkle arbeidet for de som kommer etter deg.