i samarbeid med

Hvordan nå frem i mediestøyen

Hvordan nå frem i mediestøyen

Tekst: Anne Berentsen

For å nå frem i mediestøyen må du ha en tydelig plan, et mål, et budskap og vite hvem som er målgruppen.

Ut ifra dette kan du velge hvilke tiltak som bør settes i verk, og gjennom hvilke kanaler kommunikasjonen skal gå.

Her tar vi for oss noen viktig begrep:

  • Promoteringsplan (Promoplan)

Uansett hvor stort eller lite prosjektet er, er det viktig å tenke nøye gjennom hvordan du kan skape oppmerksomhet og finne fram til sitt publikum i forkant. Å lage en plan for hva du skal gjøre når, vil gjøre arbeidet enklere og bedre.

En gjennomarbeidet promoteringsplan gjør det lettere å arbeide målrettet, starte i tide og å fordele arbeidet på flere. Husk at et vellykket promoteringsarbeid også er med på å bygge stolthet blant alle som bidrar, ikke minst på scenen. Det er å ta seg selv, prosjektet og alle som bidrar på alvor!

Les også: Promoteringsplan

  • Budskap

Før du kan gå i gang med å fortelle om ditt arrangement må du vite hva du skal fortelle. Du må ha et budskap. Målet må være å ha et så klart og kort budskap som mulig, et budskap som kan huskes og gjenfortelles av alle involverte. En kort tekst på noen få linjer er nok. Klarer du å formidle prosjektet på tre-fire setninger?

Budskapet innlemmes i promoteringsplanen og brukes i all skriftlig kommunikasjon om arrangementet.

Les også: Promoteringsplan

  • Målgrupper

PR og markedsføring dreier seg om å finne hvilke kanaler og virkemidler som må benyttes for å nå frem til publikum. Å angi målgrupper er derfor en viktig del av promoteringsplanen. En målgruppe kan ofte differensieres, da en forestilling for eksempel kan ha både voksne og unge som ønsket publikumsgrupper.

Først når du har et klart bilde av hvem som er dine målgrupper, kan du gjøre deg noen tanker om hvilke kanaler du bør bruke for å nå dem med informasjon.

Når du vet hvem du snakker til kan du også lettere velge språk og kommunikasjonsform. 14-åringen foretrekker en annen tilnærming og henter informasjonen sin fra helt andre kanaler enn sine besteforeldre.

Les også: Promoteringsplan  /  Verktøy - Målgruppe  /  

  • Målsetting

Det kan være både fornuftig og inspirerende å sette seg klare mål, også for PR- og markedsføringsarbeidet. Særlig vil dette gjelde for større arrangementer med store budsjetter og krav til billettsalg. Har dere en målsetting knyttet til billettsalg skal dette angis i promoteringsplanen, sammen med det dere har angitt som budsjett for markedsføringsarbeidet.

Les også: Promoteringsplan

  • Kanaler og PR-tiltak

En viktig funksjon ved en promoteringsplan er å ha en samlet fremstilling av hvilke konkrete tiltak dere skal iverksette for å tiltrekke seg nok publikum og hvilke kanaler dere skal bruke. Hva kan dere gjøre for å nå riktig publikum med informasjon? Når må dere sette i gang? Hva skal dere satse på? Pressedekning, annonser, sosiale medier? Har dere samarbeidspartnere som kan hjelpe? Kan dere bytte tjenester med andre? Kanskje dere kan skrive noe selv? Kronikker eller leserinnlegg?

Les også: Promoteringsplan  / Pressearbeid - huskelisteSosiale medier

  • Materiell

Betalt kommunikasjon (annonser, plakater eller lignende) er som oftest en dårlig investering om du ikke har beredt grunnen gjennom annen informasjon i forkant. Publikums interesse for en annonse vekkes først når prosjektet/arrangementet som omtales er godt kjent fra før. Derfor bør du spørre deg: Er annonsen verdt prisen? Hva kan du gjøre av oppmerksomhetsskapende tiltak i forkant av en eventuell annonse eller plakat? Kan du investere i noe som kan brukes flere ganger?

Les også: Promoteringsplan  /  PR-materiell - huskeliste

  • Roller og ressurser

Det er alltid viktig å ha klare roller og fordele oppgaver, ikke minst når ressursene er begrensede. Vær tydelig på hvem som har ansvar for hvilken del av arbeidet og deleger gjerne til elever eller andre som kan ha glede av å bidra. Sett sammen et PR-team: Hvem kan ta bilder? Kan noen lage en liten videosnutt? Hvem kan ta seg av henvendelsene til pressen? Kan noen av elevene få et spesialansvar for sosiale medier? De er trolig mer kompetente enn både lærere og foreldre. Kan de få en liten påskjønnelse for arbeidet? Kino- eller konsertbilletter?

Husk at elever kan være arrangementets beste ambassadører, særlig om de får et selvstendig ansvar og oppgaver de syns er artige.

Hva med foreldrene? Er det noen fagfolk blant dem som kan bidra med en kronikk eller et innlegg eller hjelpe til med tekst til en pressemelding? Kan informasjonsavdelingen i kommunen være til hjelp? Kan de sende ut en pressemelding eller ringe lokalavisa for dere?

  • Redaksjonell omtale

Dersom ressursene er begrensede er det som regel mest å hente på å jobbe med redaksjonell omtale, en rimelig og effektiv form for kommunikasjon.

Redaksjonell omtale dreier seg i korthet om å få prosjektet ditt omtalt i pressen. For mange stopper forsøket på å få redaksjonell omtale ved utsendelse av en pressemelding. Pressemeldinger kan være en fin presentasjon av et prosjekt, men den gir sjelden mer enn en notis.

Ønsker du grundigere omtale bør du gi pressen reportasjemuligheter. Pressen ønsker å være med på noe som skjer, gjerne tidlig i en prosess. Hva kan dere invitere til underveis? Kan dere invitere til generalprøve? Eller når kostymer skal lages? Eller kan dere tilby livemusikk eller annen fremførelse som kan egne seg i et radio- eller TV-innslag? Kan dere tilby ulike historier til ulike medier?

Les også:  Promoteringsplan / Pressearbeid - huskeliste  / Presseplan - mal 

  • Dokumentasjon og kunnskapsoverføring

La kunnskap gå i arv! Del dine erfaringer og sørg for at de som kommer etter deg ikke må finne opp hjulet på nytt. Kan dere opprette et digitalt arkiv med gamle promoteringsplaner, en felles e-postliste til presse og andre kontaktpersoner, et klipparkiv for pressesaker og en bildedatabase? Det vil forenkle arbeidet for de som kommer etter deg. Forhør deg gjerne med informasjonsavdelingen om de har noen råd om hvordan dere best løser behovet for et godt mediearkiv hos dere.

Spørsmål om temaet?

Kontakt oss her