i samarbeid med

Rollefordeling

Rollefordeling

Rolleavklaring - en øvelse

Rollefordeling

Tekst: Torkel Øien

Avklarte og tydelige roller skaper trygghet. Det er også viktig at definisjonen av roller er så konkret og entydig at ikke oppgaver faller mellom flere stoler.

Er du sikker på hva din rolle har av oppgaver? Det er nyttig å ha en gjennomgang av roller, gjerne på det første prosjektmøtet. Sett opp roller og beskriv konkret oppgaver og forventninger. Slik blir rollene enklere å fordele i gruppen.

Skal du sette sammen en arbeidsgruppe, er det ønskelig at gruppen skal ha forutsetninger for å fungere best mulig. Et forskningsteam ledet av Dr. R. Meredith Belbins startet arbeidet med å finne faktorene for en perfekt sammensatt gruppe så tidlig som i 1969. Forskningen viste at den perfekte gruppe består av ni teamroller (Belbins teamroller - lenke fins nederst i artikkelen). Rollene defineres etter hvordan man bidrar og/eller samhandler i forhold til andre. En og samme person kan inneha flere teamroller. Disse rollene er i stor grad basert på en miks mellom kompetanse og personlige egenskaper. Dette kan være nyttig å ha med seg når man besetter et team.

Belbins teamroller er:

  • Idéskaper
  • Ressursinnhenter
  • Koordinator
  • Pådriver
  • Analytiker
  • Lagspiller
  • Iverksetter
  • Avslutter
  • Spesialisten

Forskingen viser også at ett individ ofte innehar to eller flere av disse rollene. På den måten vil teamet i fellesskap ha viktige egenskaper for å lykkes i alle faser av prosjektet.

 

Hvilke roller trenger vi?

Hvilke roller og oppgaver ditt team har behov for og må fordele er selvfølgelig avhengig av prosjektets innhold, størrelse og fagområde.

Nøkkelroller i prosjekt som er knyttet opp mot kunstneriske produksjoner:

  • Prosjektleder (en rolle som vi påstår alle prosjekter må ha)
  • Kunstnerisk ansvarlig/programansvarlig
  • Økonomiansvarlig
  • Produksjonsleder
  • Ansvarlig for utstyr, bemanning og logistikk
  • Markedsførings- og informasjonsansvarlig

Husk tidlig å notere hvilke oppgaver som hører til hvilken rolle.

Dette er i utgangspunktet oppgaver og roller knyttet til prosjektarbeidet i planleggings- og produksjonsfasen. Det er vesentlig å fordele oppgaver i gjennomføringsdelen også, enten internt i prosjektgruppen, eller besatt med helt andre personer og annen kompetanse. Gjerne er det jo en miks.

Et annet viktig element er de ulike rollenes mandat – at de får myndighet både ressursmessig og innholdsmessig til å ta valg – slik at rollene har hensiktsmessig myndighet. Dette må avklares med prosjekteier, oppdragsgiver eller leder i organisasjonen, altså hos den som kan delegere slik «makt».

Det er avgjørende at prosjektet har en klar plan for hvem som skal gjøre hva, når, og med hvem.

Under her finner du eksempler på hvordan en prosjektplan/fremdriftsplan kan se ut.

Relevante dokument: Fremdriftsplan for kulturproduksjon - detaljert versjon (doc)

Fremdriftsplan for kulturproduksjon - enkel versjon (doc)

Ekstern kilde: belbin.com

Les også: Rolleavklaring - en øvelse

Rolleavklaring - en øvelse

Tekst: Jonas D. Aakre

I et prosjekt er det viktig med rolleavklaringer.

Øvelse: Hvem gjør hva?

Verktøyet kan brukes når dere skal bli enige om hvilke roller dere har behov for og hvem som skal inneha hver enkelt rolle.

  • 3–8 personer
  • 30–60 minutter
  • Store ark, tusjer, teip, post it-lapper

Gjennomføring

1) Alle på teamet tar frem tusj og papir og skriver ned hvilke roller/ansvarsområder dere mener det er behov for i prosjektet. Skriv ned én rolle/ett ansvarsområde per ark.

2) Når alle er ferdige, henger dere opp alle arkene på veggen.

3) Les gjennom alle arkene hver for dere før dere kategoriserer ark med sammenfallende roller/arbeidsoppgaver i fellesskap.

4) Diskuter om alle rollene er sentrale for prosjektet, og eventuelt om det er roller/ansvarsområder som overlapper hverandre. Rydd deretter opp i arkene til dere står igjen med rollene dere har behov for å dekke i prosjektet.

5) Hver enkelt skriver ned i stikkordsform på Post-it-lapper hvilke konkrete arbeidsoppgaver de mener bør inngå i hver enkelt rolle. Denne delen er spesielt viktig hvis dere er et tverrfaglig team hvor ikke alle kjenner til de konkrete oppgavene.

6) Alle henger opp Post-it-lappene sine på rett ark.

7) Når dere har kommet i mål, skriver alle ned på et ark hvilken rolle/hvilket ansvarsområde de ønsker å ha i prosjektet. Er det behov, kan dere ta en kort pause før dere skriver ned ønskene deres, slik at alle får tid til å tenke gjennom hva de ønsker å jobbe med.

8) Hver enkelt presenterer sine ønsker for teamet, gjerne med en begrunnelse.

9) Diskuter dere frem til en løsning som alle kan akseptere. Tenk kreativt og vær løsningsorienterte dersom kabalen ikke går opp med en gang.

10) Bruk noen minutter på å bli enige om hvordan de ulike rollene skal fungere sammen. Planlegg eventuelle møtepunkter og arbeidsrutiner.

11) Avslutt øvelsen med å skrive ned hvem som har fått hvilke roller, og hva som er de tilhørende arbeidsoppgavene.

Kilde: Øvelsen er hentet fra Prosjekthåndboka 2.0 – Verktøykasse for kreative team 2.0 (Aakre og Stryken Scharning, 2013).

Relevant dokument: Rolleavklaring - en øvelse (pdf)

Spørsmål til Torkel Øien?

Send ham en e-post